Contenuti sensibili.
Più livelli di protezione.

1. Il testo viene elaborato sul server applicativo

Quando utilizzi l'app cloud, invii testo o file dal browser al server applicativo. Il server legge il documento, rileva i dati personali e produce il risultato. Le scansioni vengono convertite in testo tramite OCR sullo stesso server. Il rilevamento utilizza modelli linguistici installati localmente, senza inviare il testo dei documenti a un servizio di IA esterno.

Il server può leggere il testo originale durante questa elaborazione. “Modelli linguistici locali” significa qui locali sul server. L'elaborazione non avviene quindi interamente nel browser. La configurazione di produzione richiede HTTPS e cookie di sessione sicuri per proteggere la connessione.

I file originali vengono utilizzati temporaneamente e poi rimossi. Il testo originale completo e le posizioni dei rilevamenti non vengono conservati come fonte permanente nel fascicolo. Possono essere disponibili temporaneamente per l'elaborazione e la schermata di verifica.

2. La cifratura protegge i contenuti archiviati

Per impostazione predefinita, l'app conserva risultati, chiavi di ripristino e memoria delle identità dei progetti cifrandoli con una chiave del server. Questi dati archiviati non sono quindi leggibili senza la relativa chiave. La cifratura standard utilizza Fernet.

Con la pseudonimizzazione, i collegamenti tra dati originali e pseudonimi vengono conservati intenzionalmente per consentire il ripristino. Anche questi collegamenti sono dati personali e vengono conservati in forma cifrata. Con l'anonimizzazione non viene archiviata alcuna chiave di ripristino o memoria delle identità per quella elaborazione.

Protezione aggiuntiva dell'archiviazione con la tua chiave del vault

Un amministratore dell'organizzazione può attivare una chiave propria dello spazio di lavoro, detta anche BYOK. Il browser cifra ulteriormente i contenuti dei documenti archiviati e i collegamenti delle chiavi con AES-256-GCM. Il file della chiave non viene conservato sul server. Lo importi nel browser per aprire i contenuti.

Questo livello aggiuntivo protegge i contenuti archiviati. Durante il rilevamento e l'OCR, il server vede ancora il testo originale. Inoltre, il codice del browser è fornito dalla piattaforma. Non si tratta quindi di una cifratura end-to-end completa né di una protezione assoluta da ogni accesso del fornitore.

Conserva una copia di sicurezza della chiave del vault al di fuori dell'app. Gli altri membri autorizzati hanno bisogno della stessa chiave; condividila tramite un canale sicuro. Se tutte le copie vengono perse, non possiamo recuperare i contenuti protetti con quella chiave. La chiave del vault è diversa dalla chiave di ripristino usata per annullare gli pseudonimi.

I dati dell'account, i permessi di accesso, la fatturazione e i dati tecnici di utilizzo restano interamente o parzialmente leggibili dal server. La cifratura dei contenuti dei documenti non significa quindi che l'intero database sia illeggibile.

3. L'accesso viene controllato per ogni spazio di lavoro

Un account accede agli spazi di lavoro per cui è autorizzato. I ruoli e i permessi aggiuntivi sui documenti regolano, tra l'altro, visualizzazione, modifica, revisione ed esportazione. Il server verifica questi diritti quando i dati vengono richiesti o modificati.

Le password sono sottoposte a hashing con un salt individuale. L'app supporta l'autenticazione a due fattori con un'app di autenticazione e codici di recupero monouso. I cookie di sessione non sono accessibili a JavaScript; controlli aggiuntivi proteggono le richieste dagli abusi provenienti da altri siti.

Gli amministratori dell'organizzazione stabiliscono quali membri possono accedere. Usa un account individuale per ogni persona, attiva l'autenticazione a due fattori e revoca l'accesso quando non serve più.

4. Scegli tu per quanto tempo conservare risultati e chiavi

Puoi impostare periodi di conservazione distinti per risultati e chiavi di ripristino. Per impostazione predefinita, non è configurata alcuna cancellazione automatica per entrambi. Questi contenuti vengono quindi conservati fino alla cancellazione. Se desideri una durata inferiore, scegli consapevolmente un periodo adatto al tuo scopo e ai tuoi obblighi.

Con un periodo configurato, l'app elimina i contenuti scaduti. Una chiave può scadere prima di un risultato o viceversa. Dopo la cancellazione dei collegamenti della chiave, non puoi più ripristinare il testo pseudonimizzato con quella chiave. Anche la memoria del progetto è soggetta al periodo delle chiavi.

Accorciare un periodo può eliminare anche contenuti già esistenti. Estenderlo successivamente non ripristina i contenuti cancellati. L'amministrazione tecnica e la fatturazione non sono automaticamente soggette al periodo dei documenti.

La cancellazione dall'app non elimina download precedenti o copie presso altri servizi. I backup hanno una propria politica di conservazione; i periodi precisi e la procedura di ripristino saranno definiti prima dell'utilizzo.

5. Hosting e accordi operativi

L'hosting previsto per l'app è Zerops a Praga, regione prg1, Repubblica Ceca, Unione europea. OVH è previsto per il servizio DNS che indirizza il dominio verso l'hosting. Questa è la direzione scelta; la configurazione effettiva di produzione e i luoghi di trattamento saranno confermati prima del lancio.

Cosa definiamo concretamente prima dell'utilizzo

L'accordo sul trattamento dei dati e i relativi allegati descrivono le misure tecniche e organizzative, indicando almeno:

• la regione effettiva di hosting, i sub-responsabili coinvolti e gli eventuali trasferimenti internazionali;
• chi dispone di accesso alla produzione e all'assistenza, per quale scopo e con quali obblighi di riservatezza;
• la protezione, i periodi di conservazione e la procedura di ripristino dei backup;
• la procedura di cancellazione alla scadenza di un periodo di conservazione o dell'accordo;
• i referenti e le procedure per incidenti di sicurezza, violazioni dei dati e richieste degli interessati.

La sola architettura tecnica non conferma queste misure operative. Gli accordi ancora da completare nell'accordo sul trattamento dei dati saranno pertanto definiti prima di elaborare documenti reali.

Se in seguito scegli un'integrazione cloud per importare o esportare, l'app scambierà dati con quel servizio. Anche i pagamenti e gli eventuali accessi esterni coinvolgono servizi distinti. I servizi attivati e i dati da essi trattati fanno parte degli accordi definitivi.

6. La condivisione sicura inizia anche dalla tua verifica finale

La sicurezza protegge il trattamento e l'archiviazione. La possibilità di condividere responsabilmente un risultato dipende anche dal suo contenuto. Il rilevamento automatico può non individuare dati personali o segnalarli per errore. Una persona può inoltre restare riconoscibile dal contesto, anche dopo aver rimosso un nome.

• Tratta solo i dati che sei autorizzato a utilizzare e che servono al tuo scopo.
• Verifica il risultato, compresi il contesto e gli errori di lettura delle scansioni, prima di condividerlo.
• Conserva le chiavi di ripristino al sicuro e separatamente dai documenti che distribuisci.
• Imposta periodi di conservazione adeguati ed elimina i contenuti che non ti servono più.
• Limita l'accesso alle persone autorizzate e proteggi anche i tuoi dispositivi e download.

La pseudonimizzazione è reversibile e resta un trattamento di dati personali. Anche un risultato anonimizzato va valutato per verificare se le persone siano ancora riconoscibili. Non garantiamo che tutti i dati personali vengano individuati automaticamente e non presentiamo l'app come prodotto certificato ai sensi del GDPR.